Googleフォームと生成AIで時間短縮！三者面談割の作成！
- 自習ノート２
- 2025年8月30日
- 読了時間: 5分
三者面談割を作ることは、学校現場において非常に面倒な作業のひとつです。特に進路決定を迫られる中学３年生や高校３年生の担任となると、年間に３回も４回も作成することがあります。
私自身も過去に、保護者から希望日時をプリントで回収し、１枚ずつ確認してカレンダーに書き込みながら調整していました。しかし、希望日時が重なった場合には入れ替えを繰り返す必要があり、調整に多くの時間がかかる上にストレスも大きいものでした。
しかも、実際に作成した面談割にミスが見つかり、修正版を再配布したという苦い経験まであります……
「もっと簡単に三者面談割を作れないかな？」「ミスをしないで効率的に作る方法はないの？」
そう考えたことがある方に、この記事では Googleフォームと生成AIを活用して劇的に効率化する方法 を紹介します。
手順概要（目次）
手順１：Googleフォームで保護者アンケートを実施
まずは、Googleフォームを使って保護者から面談希望日時を収集します。
紙媒体のアンケートでは、集約や確認に手間がかかる上、ヒューマンエラーも発生しやすくなります。Googleフォームを使えば、結果を自動的にデータ化でき、処理もスムーズになります。
フォーム作成のポイント
質問内容面談可能な日時を選択肢として設定。「〇月〇日〇時」と具体的にすると分かりやすい。氏名だけでなく 出席番号 も入力必須にすると管理が容易になります。
回答形式チェックボックス形式で複数選択を可能に。特殊な希望がある場合に備えて記述式も追加すると良い。
追加項目三者面談で相談したいことを事前入力してもらうのも有効です。
👉 サンプルフォームはこちらGoogleフォーム サンプル
スプレッドシートへの変換
Googleフォームの回答は スプレッドシートに変換して利用しましょう。「回答」タブ → 「スプレッドシートで表示」をクリックするだけで自動変換されます。
スプレッドシートに変換したデータは、そのままChatGPTにコピー＆ペーストして活用できます。
手順２：ChatGPTにプロンプトを入力
次に、収集したデータを基に ChatGPTで面談割を作成します。以下はプロンプト例です。コピーして活用してください。
一人当たり２０分程度の面談を実施します。次のデータは、面談日時の希望調査の回答です。このデータをもとに、以下の条件を満たすように、日程表を作成してください。
・横軸に日付、縦軸に開始時間のカレンダー形式
・実施日は７月２４日（木）、２５日（金）、２８日（月）、２９日（火）、３０日（水）
・開始時間は９：００〜１５：３０（３０分刻み）
・１コマあたり一人面談を実施
・面談は一人一回のみ
・１日あたりの生徒数はできるだけ均等に
・割り当てできない生徒がいる場合は、その氏名を表示
プロンプト作成のコツ
面談時間・開始時刻を明記する（AIが勝手に設定しないようにする）
「一人一回のみ」と指定（同じ生徒が複数回入るのを防ぐ）
割り当てできなかった場合の表示を指示
手順３：アンケート結果を生成AIに貼り付け
Googleフォームで集めたスプレッドシートのデータを、プロンプトの後に そのまま貼り付けます。
貼り付けのポイント
質問項目（１行目）も一緒にコピーする
空欄があってもそのままでOK
個人情報が気になる場合は 出席番号のみ で代用可能
こうすることで、生成AIの精度が上がります。
手順４：生成された表をチェック
プロンプトとデータを入力すると、ChatGPTが 表形式のカレンダーを生成してくれます。
作成された表は、WordやGoogleドキュメントに貼り付け可能。ただし、以下の点に注意してください。
同じ生徒が複数回表示される場合がある
希望外の時間に入るケースもある
「割り当てできなかった生徒」が出ることもある
必ずアンケート結果と突き合わせて最終チェックを行いましょう。
効率化のポイント３つ
ポイント１：Googleフォームでのデータ収集
紙ではなくデジタルで集めることで、漏れのない情報収集と処理が可能。
ポイント２：生成AIを活用
ヒューマンエラーを減らし、短時間で精密な割り振りが可能に。
ポイント３：浮いた時間を有効活用
三者面談割の作成に１時間以上かかることもありますが、AIを使えば大幅に短縮可能。その分の時間を 面談準備や休息に充て、面談の質を高めましょう。
まとめ
以上が Googleフォームと生成AIを活用した三者面談割作成の手順です。
従来の面倒な手作業から解放され、効率的で高品質な面談割を作成できます。ぜひ一度、この方法を試してみてください！
今回はこれで終わりです。次回もお楽しみに！
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それでは、また次回の記事でお会いしましょう！
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