ChatGPTで職員会議の議事録を自動作成！― 学校業務を効率化する「議事録作成ちゃん」の実践例 ―

自習ノート２
15 分前
読了時間: 5分

はじめに

学校現場では、毎月のように開催される職員会議・学年会・教科会など、多岐にわたる会議が日常的に行われています。

しかし、その準備や記録作成には膨大な時間がかかり、教員の大きな負担となっているのが現状です。特に「議事録の作成」は、内容を整理して形式にまとめる作業が煩雑で、担当者にとって大きなストレス要因でした。

そんな中、ChatGPTを活用して議事録作成を自動化する取り組みが進んでいます。今回紹介するのは、「職員会議向け議事録作成ちゃん」というGPTボット。

入力欄に「会議日」「場所」「議題」「決定事項」などを入れるだけで、誰でも整った議事録を数分で生成できる優れものです。

1. 職員会議とは？その目的と課題

学校の中核を担う重要な会議

日本の学校における「職員会議」は、学校運営の方向性を決める中心的な会議です。全教職員が参加し、校長や教務主任からの報告、行事準備、学年報告、生徒対応などが話し合われます。おおむね月1～2回、水曜日の14:30〜16:00に開催されることが多いです。

議題の具体例

学校行事（文化祭・卒業式・防災訓練など）の進捗報告
生徒指導・特別支援に関する情報共有
体罰・アレルギー・安全管理の研修報告
校務分掌（係活動）からの提案・確認

教員が抱える課題

多くの学校では、議題の準備や議事録作成に1〜2時間以上かかることも珍しくありません。しかも議事録のフォーマットは学校ごとに異なり、「決定事項」「担当者」「期限」などを整理するのもひと苦労です。結果として、「本来の教育活動に使う時間が削られている」という現場の声が上がっています。

2. ChatGPTが議事録作成に向いている理由

ChatGPTの特長は、「入力した情報を構造化して整形出力できる」点にあります。議事録は「定型文＋可変情報」で構成されているため、AIとの相性が非常に良いのです。

また、ChatGPTのカスタム機能を利用すれば、学校ごとの書式に合わせた出力が可能。「議事録作成ちゃん」はまさにこの点を活かしたツールです。

3. 「議事録作成ちゃん」の使い方

STEP1：会議の基本情報を入力

最初に以下のような項目を入力します。

会議名：令和7年度 第11回職員会議  
開催日時：2025年11月10日（月）16:30～17:00  
場所：職員室  
参加者：各学年主任  
欠席者：なし  
議長：山田太郎（校長）  
書記：佐藤花子（教務主任）

この時点で、AIが自動的に「基本情報」セクションを整形し、見やすい体裁で出力します。

STEP2：議題と決定事項を入力

次に、議題ごとの内容を入力します。

議題1：12月の行事予定と分担  
決定事項：食育指導を実施する。  
担当者：3学年主任  
期限：12月10日  

議題2：自転車安全教室開催について  
決定事項：南警察署を招いて2月開催。各学年で事前ビデオ学習を実施。  
担当者：各学年主任  
期限：1月末まで

AIはこの入力を解析し、きれいなレイアウトで箇条書きの議事録を自動生成します。

STEP3：次回会議情報を追記

最後に次回の予定を入力します。

次回会議日時：11月27日（木）16時半～  
予定議題：終業式について

これにより、完成版の議事録が下記のように出力されます。

4. 実際の出力例と効果

✅ 出力例

このように、手動でWord文書を整える必要がなく、わずか数分で完成版が出力されます。

5. 学校会議を効率化する6つのポイント

学校会議全体の効率化には、次のような工夫が効果的です。

① 事前共有フォルダの活用

Google DriveやLANDISKに「職員会議資料」フォルダを設け、議題確定時刻（例：前日18時）をルール化。

② 定刻開始の徹底

職員50名の会議が10分遅れると、約8時間の人件費損失に相当。遅刻者がいても時間通りに開始する文化をつくる。

③ 議題提出フォーマットの統一

「提案理由・具体的内容・実施時期・必要経費」を構造化して提出。→ AIが整形しやすく、当日の説明時間も短縮。

④ 司会による時間配分管理

全体90分を上限とし、議題ごとに20分以内で進行。必要に応じて運営委員会で事前検討を行う。

⑤ 学年会の年間計画化

学年主任が7つの機能（組織づくり、課題統一、行事打合せなど）を月ごとに配置し、無駄のない会議運営を実現。

⑥ AIによる議事録自動化

ChatGPTを活用した「議事録作成ちゃん」によって、書記の負担が90%以上削減。手書きメモや録音からの文字起こしも不要に。

6. 今後の活用と発展可能性

この「議事録作成ちゃん」は、職員会議だけでなく、以下のような用途にも応用できます。

今後は、Googleフォームやスプレッドシートと連携して入力を自動反映→議事録PDF化まで行う構想も可能です。さらに、音声入力やリアルタイム要約機能と組み合わせることで、「会議しながら同時に議事録を完成させる」未来も現実的です。

まとめ

本記事では、ChatGPTを活用した「職員会議向け議事録作成ちゃん」の導入事例を紹介しました。

会議名・日時・議題を入力するだけで、整形済みの議事録を自動生成。
書記の作業時間を90％以上削減。
学校全体の会議効率化にも大きく貢献。

AIを活用することで、教員が本来の教育活動に集中できる時間を取り戻せます。これからの学校運営は、「効率化 × 教育の質」の両立が求められます。ChatGPTをうまく使いこなすことで、より柔軟でスマートな学校経営を実現できるでしょう。

今回はこれで終わりです。次回もお楽しみに！

＜自習ノートについて＞

当社では教育機関向けの生成AI導入支援サービスも提供しています。生成AIの導入からその効果的な活用方法、さらに継続的なパフォーマンス分析・改善までを一気通貫でサポートします。

最近開催した生成AI導入セミナーでも、多くの教育現場の方々からご好評いただきました。

これからのAI活用にご興味のある方は、ぜひこちらのリンクよりお問合せください。

自習ノートのサービスについての詳細や、お問い合わせはこちらのリンクからどうぞ。

それでは、また次回の記事でお会いしましょう！